Desarrollo de Colecciones (Parte 3)
Adquisición
Una vez que contamos con los listados de las obras que tenemos que adquirir, nuestro objetivo principal será obtener los materiales bajo las mejores condiciones y beneficios para nuestra institución, será necesario elaborar un plan de adquisiciones para satisfacer, en la medida en que los recursos financieros y materiales lo permitan, las necesidades de recursos de información. 1
Es necesario analizar los recursos que aparezcan en el mercado editorial oficial y comercial, y de las compañías productoras de bases de datos 2 , realizando una evaluación minuciosa y estricta de todos aquellos proveedores que tengan capacidad para surtir de manera eficaz nuestro pedido, se evaluarán todos los aspectos importantes como las condiciones de entrega, los tipos de crédito que ofrezcan así como los tiempos de pago y entrega, de esta manera se propone manejar contratos y asignar licitaciones solo con aquellas empresas que cumplan con las condiciones que la institución establezca.
Este proceso de compra además de llevarse a cabo por personal profesional para resolver y manejar los aspectos relativos a pedido de materiales, control de presupuestos e identificación correcta de documentos, requiere contar con un amplio conocimiento del mercado editorial y librario a través de catálogos internacionales y nacionales, publicaciones en prensa, novedades editoriales, etc. estas herramientas suelen tener casi todas las áreas de interés afines a los departamentos de adquisición de las bibliotecas, y actualmente la gran mayoría son accesibles por Internet, del mismo modo, numerosas librerías dan acceso a sus servicios haciendo posible la consulta y adquisición a través de sus portales web. 3
Otro aspecto que es muy importante tomar en cuenta es la adquisición a través de la donación y canje de material, este proceso tendrá que contar igualmente con un programa estructurado que permita obtener buenos resultados para la biblioteca, seleccionando aquellos materiales que sean parte de nuestros listados de títulos o bien que complementen nuestro acervo.
Tomando en cuenta que estos procesos requieren de tiempo y dedicación para llevar a cabo tanto los convenios de canje y donación así como el trabajo mismo de selección, expurgo y descarte de material, se requerirá igualmente políticas institucionales para realizar la selección de material de los documentos que se hayan adquirido a través de estos medios así como personal dedicado exclusivamente a esta tarea con el fin de darle permanencia y continuidad a esta parte del plan a manera de minimizar el rezago excesivo de material bibliográfico y cargas excesiva de trabajo.
Estas labores representan retos así como dificultades para coordinarlas y llevarlas a cabo, de ahí la necesidad de darle a esta actividad su espacio y tiempo para que den resultados acordes con los objetivos institucionales.
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1 Cañedo Andalia, Rubén y Viera Vidal Leonides. Propuesta de política para el desarrollo de las colecciones de recursos informacionales en el Sistema Nacional de Información de Ciencias Médicas . En: ACIMED. vol. 9 no.1 (ene.-abr. 2001) La Habana : Ministerio De Salud Pública, Centro Nacional De Información De Ciencias Médicas, Departamento Recursos De Información. Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S1024-94352001000100011&script=sci_arttext [consulta 23/04/2013]
2 Políticas de Desarrollo de Colecciones . México : ITEMS, 2010. disponible en: http://biblioteca.mty.itesm.mx/politicas-desarrollo-colecciones [consulta 23/04/2013]
3 Gómez Hernández, J. A. Gestión de bibliotecas . Murcia: DM, 2002. cap. 8. disponible en: http://www.um.es/gtiweb/jgomez/bibgen/intranet/08colecciona.PDF [consulta 23/04/2013] |